【舒心BAR】吳若權：提升電子郵件的效能

你要限制自己處理電子郵件的時間，並且刻意地拉長回應的時間，更重要的是，管理你的同事和其他人，對你回信速度的期望。

處理電子郵件，占用我們工作和生活中很多的時間，過去，我也常為了回信給讀者、回覆外界的邀約，而搞到半夜一點多才睡。這真的是一個很值得面對與處理的問題。

天下文化《生時間》這本書中，建議讀者的創新觀念，十分違反傳統，但我覺得非常必要。

書中勸勉讀者，不要過度追求處理電子郵件的速度，以免落入惡性循環。你回覆愈多愈快，對方的期望就愈高。他建議讀者，把「處理電子郵件」這件事項，放在待辦清單的最後一項。

當你真心要做好時間管理，就從好好掌控電子郵件的收件匣開始做起，你需要徹底改變心態，回覆電子郵件時，從「愈快愈好」變成「能僥倖的話，就愈慢愈好」。

刻意延後處理電子郵件

儘管，在現實生活中，我們在面對面時，跟別人說話時的回應，當然必須要立刻回答；但是，如果你把「立刻回答」這樣的習慣，用在數位世界上，你就會是自找麻煩！

因為，在線上，對方總是在自己覺得方便的時間提出問題，而那些問題都只是基於他們的優先順序，你要很有警覺心地知道，那不是你方便的時間，也未必是你最需要優先去處理的問題。

如果你總是花時間，很及時地去查看信件、回覆信件，隱藏在這個動作背後的，是一種討好別人的心態，並不是真正地善待自己。

正確的做法是，你要限制自己處理電子郵件的時間，並且刻意地拉長回應的時間，更重要的是，管理你的同事和其他人，對你回信速度的期望。

你可以盡量讓和你有工作接觸的人都知道：對於電子郵件，你會慢點回覆，因為你手邊有其他緊急的事情在處理，如果事情真的很急的話，請對方務必傳簡訊給你。這樣做，你就可以自動篩選掉並不緊急的信件，並且有效、而不傷和氣地降低對方對於你回信速度的期待。

處理電子郵件的十個建議

此外，我也從過往經驗整理出「讓電子郵件更簡潔有力的十個建議」，在此分享給你：

①保留完整稱謂：禮貌而慎重地表達對方的稱謂，不要輕易省略。本質上，電子郵件就是一封書信，不是一則簡訊、也不是通訊軟體的一句對話，尤其當你面對前輩和上司，千萬不要省略對他該有的稱謂。

②簽名格式一致：簽名檔的格式與內文，不要有太大的差異。如果使用電子郵件系統中，自動附加簽名檔，很容易給收信人留下類似蓋「橡皮章」的印象。建議可將自動簽名檔的字體與大小，盡量設定為與內文相似，視覺上就一氣呵成了。

③設定自動功能：謹慎設定自動回覆，以及未回覆的提醒。尤其當你要出差、或有幾天不能夠處理電子郵件的時候，這個功能可以避免遺漏處理重要的信件。

④確認已經送出：傳送郵件後，要到「寄件匣」裡檢查是否確實送出，以免信件被卡而不自知，耽誤溝通的時間，或造成彼此的誤會。

⑤避免層層疊疊：考慮是否要在回信中，刪除之前往返的信件。這是為了避免在來來回回的信件，落落長地層層疊疊掛在郵件下方。如果過去往返的電子郵件中，有一些重要資料必須留存，作為依據，就不要任意刪除。

⑥主旨盡量明確：信件主旨盡量簡短而明確，讓收件人一看就知道重點是什麼；回信時，考慮重新編輯主旨。以免太多「re ：」的標記，顯得十分礙眼。

⑦選擇正向表述：盡量選擇正向表述，例如：「如蒙許可，請在本月十五日前回覆，以利專案進度。」而不要用「如果本月十五日前還沒收到回覆，專案進度就會落後。」，讓對方感覺受到威脅的心理壓力，影響彼此的情誼。

⑧表達溫暖善意：善用語助詞，活化閱讀氣氛。不妨在適當的對象、適當的段落中，使用一些比較具有親和力的語助詞，讓對方感受到你的善意，例如：「謝謝喔！」「這樣很好呢！」「不妨可以試試看吧！」

⑨慎用密件副本：檢查「副本」與「密件副本」等欄位的傳送對象。尤其，當你是收件人，而且被列在「密件副本」這個欄位時，在溝通與回信的時候，就要特別留意。

⑩整理重要郵件：除了隨手刪除掉不需留存的信件，也要定期將重要的信件整理封存，避免信箱容量爆炸，也有助於將來查找資訊。

最後，我要建議的是：不要過度依賴電子郵件，它只是日常溝通的工具之一，別忘了，還有電話聯繫與當面說明等方式，都不可偏廢。當發出電子郵件多日、石沉大海時，請務必改用其他聯絡方式，再次確認。

以上分享的是，我對於處理以及撰寫電子郵件的一些看法。前面有關處理電子郵件的時間管理觀念，摘錄自天下文化出版的《生時間》。後半部有關處理電子郵件的十個祕訣，是摘錄自《再難過，也終會度過》這本書。

邀請你上《時報周刊》臉書留下意見，並且和我分享：你是不是對於處理電子郵件這個主題，有更多的心得與收穫？哪幾個祕訣，對你最有幫助呢？

《生時間》

告別繁複的email往來，讓你更從容地騰出時間去做真正重要的事情。這本書幫助你跳出倉鼠輪，開始掌控你的時間和專注力，信心滿滿地開啟每一天！

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吳若權的幸福書房：https://www.youtube.com/channel/UCgx3BZdsZi_BlT-Ub6R58eg